Viele Lieferanten stellen bereits die Lieferscheine und Rechnungen als UGL-Datei zur Verfügung, damit die vielen Positionen nicht manuell

erfaßt werden müssen. Die UGL-Datei enthält ähnlich einer Önorm-Datei alle Positionen mit Text, Menge und Einkaufspreis.

 

Die UGL-Datei kann auf unterschiedliche Weise von den Lieferanten zur Verfügung gestellt werden:

 

1.) per Mail als Anhang (UGL-Datei / Anhang auf die Festplatte speichern und wie bei Bild 2 "UGL Einlesen" Punkt (02) auswählen

2.) Download von der Homepage (UGL-Datei auf die Festplatte speichern und wie bei Bild 2 "UGL Einlesen" Punkt (02) auswählen

3.) per FTP-Datenserver (Lieferscheine und Rechnungen werden vom Lieferanten automatisch in einen speziellen FTP Datenordner gestellt und können

     von dort eingelesen werden.

  Hinweis 1: Sie müssen dazu im Windows-Explorer eine FTP - Laufwerksverknüpfung für diesen FTP-Ordner erstellen

    Hinweis 2: Sie benötigen dazu die Zugangsdaten (Benutzername und Paßwort) von Ihrem Lieferanten.

 

Einlesen UGL Datei per FTP-Datentransfer

 

(01) mit F4 Neu einen neuen WEL erstellen

(02) wählen Sie die Option "Beleg übernehmen / kopieren"

(03) wählen Sie die Option "UGL einlesen"

(04) Öffnet das Einlesefenster für UGL Dateiauswahl - weiter bei Bild 2 "UGL einlesen"

 

Bild 1 - WEL

 

 

 

Bild 2 "UGL Einlesen"

 

(01) wählen Sie den passenden Katalog zum Lieferanten aus

(02) wählen Sie die UGL Datei aus - weiter mit Bild 3 "Öffnen"

(03) sollen die Positionen nicht auf Lager gebucht werden sondern einem Projekt zugeordnet werden, aktivieren sie diese Option und wählen (04) das Projekt aus

      ohne Projektauswahl wird eine Lagerbuchung vorgenommen (Lagerstand erhöht sich)

      Hinweis: für Lagerbuchungen müssen die Positionen in einen WEL eingelesen werden! WER haben keinen Einfluß auf den Lagerbestand!

                      für Projektnachkalkulation müssen die Positionen in eine WER eingelesen werden! WEL haben keinen Einfluß auf die Projektnachkalkulation!

(05) falls Umlaute falsch dargestellt werden, aktivieren Sie die Option "Zeichensatz ändern"

(06) falls neue Artikeln in der UGL Datei autom. angelegt werden sollen, kann diese Option aktiviert werden

 

 

Bild 3 "Öffnen"

Wurde die FTP Laufwerksverknüpfung im Windows Explorer erstellt, kann direkt darauf zugegriffen werden.

Es wird ein zusätzliches Laufwerk (z.B. Würth) im WindowsExplorer angelegt. Somit können Sie auf die UGL-Dateien wie auf ein Netzwerklaufwerk zugreifen.

Wählen Sie mit einem Doppelklick das "Laufwerk Würth" aus - weiter mit Bild 4 "Öffnen"

 

Bild 4 "Öffnen"

wählen Sie mit einem Doppelklick den Ordner "out" für die Dateiauswahl - weiter mit Bild 5 "Öffnen"

 

Bild 5 "Öffnen"

es erscheinen die vom Lieferanten zur Verfügung gestellten UGL-Dateien, wählen Sie die gewünschte Datei per Doppelklick aus - weiter mit Bild 6 "UGL Einlesen"

 

Bild 6 "UGL Einlesen"

(01) im Feld Grunddaten sehen Sie nun die Kopfdaten der ausgewählten UGL Datei

(02) startet den Einlesevorgang der ausgewählten UGL Datei