Im Kundenstamm wurde die bestehende Karte Historie durch die Karte Belege ersetzt und

diese um den Bereich Office erweitert.

 

 

 

„Neue E-Mail“: Erstellt eine neue E-Mail mit folgenden Möglichkeiten:

„Empfänger“: Auswahl der im Kundenstamm hinterlegten Mailadressen

(Hauptadresse und Ansprechpartner). Die Hauptadresse des

Kunden wird automatisch vorgeschlagen.

Zusätzliche manuelle Adresseingabe ist möglich.

„Kopie“: Hier kann auf Mailadressen anderer Kunden zugegriffen werden,

falls zusätzlich eine Kopie des Mails versendet werden soll.

Zusätzliche manuelle Adresseingabe ist möglich.

„Betreff“: Betreffzeile des E-Mails und gleichzeitig Eintrag in unsere

Übersichtstabelle

„Einfügen“: Bei Bedarf Anfügen eines Anhanges

„Texteingabe“: Hier kann der E-Mailtext eingegeben werden, zusätzlich kann auf die

bereits angelegten Textblöcke zugegriffen werden.

„in Datenbank speichern“: ist diese Option aktiviert, wird dieses Mail in unserer

Tabellenübersicht gespeichert und kann später auch wieder

aufgerufen werden.

 

 

5.) Stammdaten – Kunden – Belege – Office – Text erstellen

 

„Neuer Text“: Erstellt einen einfachen Text mit folgenden Möglichkeiten:

„Betreff“: Betreffzeile des Textes und gleichzeitig Eintrag in unsere Übersichtstabelle

„Bearbeiter“: Hier kann der jeweilige Erfasser des Textes eingegeben werden

„Texteingabe“: Hier kann der Text eingegeben werden, zusätzlich kann auf die

bereits angelegten Textblöcke zugegriffen werden.

Einzelne Textzeilen können Fett, Unterstrichen und Fett+Unterstrichen

dargestellt werden. Drücken Sie dazu am Zeilenanfang den entsprechenden

Knopf.

„Datei drucken“: Der Text kann wie gewohnt gedruckt werden, die Formulare können

angepasst werden und wenn der PDF-Mailer installiert ist, kann dieser Text

auch wieder per Mail verschickt werden.

 

 

6.) Stammdaten – Kunden – Belege – Office – Worddokument erstellen

 

 

„Neuer Brief“: Erstellt ein Worddokument mit folgenden Möglichkeiten:

„Verzeichnis“: laut Systemeinstellungen wird hier das Verzeichnis zum Speichern

der Datei vorgeschlagen und kann mit dem Knopf manuell

geändert werden. Mit dem Knopf kann ein Verzeichnis erstellt

werden.

„Dateiname“: Als automatischer Vorschlag für den Dateinamen des

Worddokumentes wird der Kundenmatchcode verwendet. Der

Dateiname kann manuell geändert werden. Jeder Dateiname kann

nur einmal vorkommen.

„Vorlage“: Hier können verschiedene Dokumentvorlagen gewählt werden

(Normal, Brief, Fax, Kurznachricht). Diese Dokumentvorlagen

(normal.doc, brief.doc, fax.doc, kurznachricht.doc) müssen sich im

Verzeichnis \eprojekt\office befinden. Sind keine Dokumentvorlagen

vorhanden, wird eine Standardvorlage verwendet.

„Betreff“: Betreffzeile des Textes in unserer Übersichtstabelle

„in Datenbank speichern“: ist diese Option aktiviert (Standard), wird dieser Eintrag in

unsere Übersichtstabelle aufgenommen.

„Datei erstellen“: ist diese Option aktiviert (Standard), wird mit Datei erstellen ein

neues Worddokument erstellt. Um jedoch auch bereits bestehende

Worddokumente nachträglich in unsere Übersichtstabelle

aufnehmen zu können, deaktivieren Sie bitte diese Option. Es wird

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dann kein neues Worddokument erstellt, sondern lediglich ein

Eintrag in unsere Übersichtstabelle.

 

 

 

 

8.) Stammdaten – Kunden – Belege – Office

 

In der Übersichtstabelle werden alle Mails, Texte und Officedokumente übersichtlich

angezeigt und können mit einem Doppelklick jederzeit wieder aufgerufen werden.

Zusätzlich können Sie mit den Optionen im unteren Bereich schnell und einfach weitere

Kundenbezogene Dateien anzeigen, verwalten und suchen.

 

 

 

 

 

„Selektion“: Um für diesen Kunden nur ganz bestimme Dateitypen anzeigen zu lassen,

wählen Sie hier den Dateityp aus (z.B. Word für Worddokumente)

„Filter“: Wenn für alle Kunden ein gemeinsames Dokumentenverzeichnis besteht,

können mit der Filterfunktion nur jene Dateien angezeigt werden, die für

diesen Kunden erstellt wurden.

Dieser Eintrag kann auch manuell erfolgen. Wird z.B. als Filter „Bauplan“

eingegeben, werden nur jene Dateien angezeigt, die an beliebiger Stelle im

Dateinamen den gleichen Eintrag haben.

„Filter auf MC“: übernimmt automatisch den Kundenmatchcode und es werden nur jene

Dateien angezeigt, die im Dokumentennamen an beliebiger Stelle den

gleichen Eintrag haben.

„Filter auf Nr.“: übernimmt automatisch die Kundennummer und es werden nur jene

Dateien angezeigt, die im Dokumentennamen an beliebiger Stelle den

gleichen Eintrag haben.

 

 

 

„Datei öffnen“: wie im Windows-Explorer werden nun die Dateien laut Vorgaben angezeigt,

können per Doppelklick geöffnet und/oder geändert werden.

Selbstverständlich stehen auch die weiteren Windowsfunktionen wie

kopieren, senden an usw... zur Verfügung und werden mit einem Klick mit

der rechten Maustaste auf die entsprechende Datei aufgerufen.

Das Anzeigenergebnis laut obiger Einstellung sieht nun wie folgt aus:

Zeige alle Worddateien im Verzeichnis \eprojekt\office\kunden, die im Namen den Text

musterfirma haben

 

 

 

 

9.) Dateiverwaltung per Drag & Drop

Sie können in die Übersichtstabelle jede Datei per Drag&Drop übernehmen.

Besonders zu empfehlen, wenn Kunden z.B. Baupläne, Önorm-Dateien oder auch bereits

bestehende Office-Dateien nachträglich zugeordnet werden sollen.

 

 

 

Öffnen Sie für den jeweiligen Kunden die Karte Office und zusätzlich den Windows-

Explorer. Plazieren Sie die beiden Fenster in beliebiger Form. Nun können Sie mit gedrückter

linken Maustaste jede Datei vom Windows-Explorer in unsere Officekartei ziehen. Lassen Sie

die linke Maustaste los und in unserer Officekartei erscheint ein neuer Eintrag.

Im Feld Betreff können Sie zusätzlich einen kurzen Hinweis zur Datei eintragen

Im Feld Text können Sie beliebigen Text zur Datei erfassen

Durch Doppelklick in der Spalte Betreff öffnet sich der jeweilige Eintrag und kann erneut

gemailt, geändert usw... werden.

Durch Doppelklick in der Spalte Datei öffnet sich die dort hinterlegte Datei bzw. Mailanhang.

 

 

10.) Belege direkt per Mail versenden

Bei aktiviertem Modul Office steht in allen Belegen ein neuer Auswahlknopf E-Mail zur

Verfügung. Sie können damit jeden Beleg unabhängig von der Formularnummer direkt als

E-Mail versenden.

Zusätzlich wird das Mail im jeweiligen Kundenstamm verspeichert!

Das automatisch erstellte E-Mail beinhaltet bereits Empfängeradresse (z.B.

musterfirma@aon.at), Anhangname (z.B. Angebot 2005057), Betreffzeile (z.B. Angebot

2005057 Heizungsanlage) und falls gewünscht einen eigenen E-Mail Text.

Falls Ihr Formular ohne Firmenlogo gestaltet ist (eigenes Firmenpapier), kann der PDFMailer

Professional so konfiguriert werden, dass der Anhang automatisch mit Ihrem Logo

versehen wird. Einstellungen erhalten Sie bei Ihrem Betreuer.

 

 

 

 

„Empfänger“ wird automatisch aus Feld e-Mail des Beleges übernommen. Mit

dem Auswahlknopf können Mailadressen der beim Kunden

hinterlegten Ansprechpartner ausgewählt werden.

„Kopie“: Mit dem Auswahlknopf können Mailadressen anderer Kunden

ausgewählt werden, um eine Kopie des Mails an diese Adresse zu

senden.

„Betreff“: wird automatisch aus Belegart und Belegnummer erzeugt, kann

jedoch manuell geändert werden.

„Einfügen“: das Angebot wird automatisch ins PDF-Format umgewandelt, in den

laut System - Systemeinstellungen – Office – Verzeichnisse

eingestellten Ordner gespeichert und im Mail als Anhang eingefügt.

Mit dem Auswahlknopf kann bei Bedarf eine andere Datei als

Anhang ausgewählt werden.

„Text“: wird automatisch vom Beleganfangstext (z.B. AN1) übernommen,

kann manuell geändert und/oder ergänzt werden.

Mit dem Auswahlknopf kann zusätzlich auf alle unter

Stammdaten – Grunddaten – Textblöcke angelegten Texte

zugegriffen werden und eingefügt werden.

„in Datenbank speichern“: ist diese Option aktiviert (empfohlen), wird das Mail

automatisch in den Kundenstammdaten hinterlegt.

„E-Mail erstellen“: durch drücken dieses Knopfes wird über den PDF-Professional das

Mail laut Vorgaben erstellt.

 

 

12.) Office Verwaltung für Lieferanten

Alle Vorgaben laut Beschreibung im Kundenstamm gelten auch für Lieferanten.

 

 

13.) Office Verwaltung für Projekte

Alle Vorgaben laut Beschreibung im Kundenstamm gelten auch für Projekte.

Ist in den Projektstammdaten ein Kunde hinterlegt (empfohlen), werden die im Projekt

erstellten Officedokumente und Mails zusätzlich im jeweiligen Kundenstamm abgelegt.

 

 

SEITE KONDITIONEN:

ü Geben Sie die gewünschten Zahlungskonditionen (lt. Abb. 2) ein.

ü Beim Button TEXT wählen Sie in der Liste den dazugehörigen Zahlungstext, der zur

Überprüfung im daneben liegenden grau hinterlegten Feld erscheint. Wichtig: der

Zahlungstext muss unter Grunddaten Zahlungstext angelegt sein.

ü Nun können Sie mit der Eingabe der Preisliste, Mwst, Materialrabatt, Lohnrabatt,

Gesamtnachlass, Kreditlimit, Mahnsperre und Liefersperre wie gewünscht fortfahren.

ü Beim Button Bedingung wählen Sie in der Liste die gewünschte Lieferbedingung für

diesen Lieferanten. Wichtig: die Lieferbedingung muss unter Grunddaten

Lieferbedingungen angelegt sein.

ü Unter Adresse geben Sie die Lieferadresse ein, sofern diese von der

Rechnungsadresse abweicht.

ü Als letztes Feld können Sie die Bankverbindung eingeben.

 

 

 

 

SEITE PARTNER:

ü Im Menüpunkt Partner können bis zu fünf Ansprechpartner mit Funktion,

Telefonnummer und e-mail-Adresse eingegeben werden.

SEITE NOTIZEN:

ü Im Feld Notizen können Sie beliebig lange Informationen zum Lieferanten speichern.

Als Eingabehilfe für die Datumseingabe steht Ihnen der Button „Datum einfügen“ zur

Verfügung.

ü Falls Sie in diesem Bereich wiederkehrende Textblöcke verwenden, können Sie diese

unter Grunddaten/Textblöcke anlegen und mit dem Button „Textblock einfügen“ in Ihre

Notizen übernehmen.

§ LIEFERANTEN ÄNDERN

ü Rufen Sie das Programm Lieferanten/Liste auf und Sie erhalten die Tabelle

Lieferanten.

ü Wählen Sie aus der Tabelle den Lieferanten aus, den Sie bearbeiten wollen (mit

Hilfe F5 oder Pfeil unten und Pfeil oben)

ü Drücken Sie die Taste ENTER um diesen ausgewählten Lieferanten zu ändern.

ü Es erscheint die Seite Adressdaten und Sie können wie vorher beschrieben

ändern.

§ LIEFERANTEN LÖSCHEN

ü Rufen Sie das Programm Lieferanten/Liste auf und Sie erhalten die Tabelle

Lieferanten

ü Wählen Sie mit den Tasten Pfeil auf bzw. Pfeil ab oder mit F5 aus der Tabelle den

Lieferanten aus, den Sie löschen wollen.

ü Bestätigen Sie mit ENTER und Sie befinden sich in der Seite Adressdaten. Mit F7

können Sie nun den Lieferanten löschen.