Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) für Zielrechnungen wurde eingeführt, da in der BAO (Bundesabgabenordnung) 131 Abs 1 Z 6 BAO unter anderem angeführt ist:

 

* werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen oder bei der Erfassung der Geschäftsfälle Datenträger verwendet,

 sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt

 nicht mehr ersichtlich ist.

* Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll insbesondere bei der

  Losungsermittlung mit elektronischem Aufzeichnungssystem durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und

  nachträglicher Änderderungen möglich sein.

 

In der BAO 132 ist zusätzlich eine Verpflichtung zum Datenexport enthalten

 

Mit dem DEP ist somit einigermaßen sichergestellt, dass Änderungen bei Rechnungen nachvollziehbar sind und das DEP auf Verlangen der Finanzamts-

behörde als CSV-Datei exportiert werden kann.

 

Der Datenexport erfolgt unter Auswertungen - Belege - Belege Kunden - Datenerfassungsprotokoll (Rechn.)

Wählen Sie einen beliebigen Zeitraum aus und mit "Drucken" wird die Exportdatei als CSV-Datei in das Verzeichnis \EPROJEKT\EXPORT erstellt.

Der Dateiname lautet "depa"+Datum, also wird die Exportdatei am 30.11.2015 erstellt, lautet der Dateiname "depa30.11.2015.csv"

 

DEP Sicherungsmaßnahmen: Laut Finanzamt sollte diese Datenexportdatei zumindest quartalsmäßig erstellt werden und als Sicherung auf einen externen

Datenträger unveränderbar gesichert werden!

Diese Vorgabe zur Sicherung ist derzeit nur erreichbar, wenn Sie

a) die Datenexportdateien auf eine CD brennen

b) einen sicheren unveränderbaren Internetspeicher verwenden z.B. E-Tresor von A-Trust

Wenden Sie sich für diese Optionen bitte an Ihren Netzwerk- oder Systembetreuer.

 

 

 

 

DEP Dateninhalt: Das DEP enthält pro Position folgende Informationen, wobei die wichtigsten Felder sind:

"Id_redepa": laufender Zähler der jede DEP-Zeile durchgehend nummeriert

"Schlüssel": in der Zeile "ENDSUMME" jeder Rechnung wird die Rechnungssumme zusätzlich als verschlüsselter Wert dargestellt,

                        um Belegsummenänderungen in der Datenbank unmöglich zu machen.

 

 

 

 

 

Wir empfehlen weiters, zumindest quartalsmäßig ein DEP