In den Systemeinstellungen müssen die Standardverzeichnisse für den Speicherort der

verschiedenen Dateien und die Art der Verzeichniserstellung eingestellt werden.

 

 

 

 

 

„Verzeichnisse“: Geben Sie pro Gruppe den gewünschten Speicherort an. Klicken Sie dazu

mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche und wählen den entsprechenden Ordner

aus.

Tipp 1: Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten und/oder unser Programm auf einem Server

installiert ist, verwenden Sie als Speicherort ebenfalls ein Verzeichnis am Server, damit alle

Benutzer die gleichen Vorgaben verwenden und gleichzeitig alle Dokumente zentral

gespeichert und verwaltbar sind.

Tipp 2: In unserem Programmverzeichnis eprojekt befindet sich standardmäßig ein

Unterverzeichnis office. Wählen Sie dieses Verzeichnis als Ausgangsbasis bzw.

Hauptverzeichnis. Bei Bedarf können Sie für die einzelnen Gruppen noch weitere

Unterverzeichnisse anlegen (z.B. \eprojekt\office\kunden)

Hinweis: Damit die Dokumentenverwaltung funktioniert, müssen die entsprechenden

Microsoft Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint usw...) und ein Mailprogramm

(Outlook, Outlook Express, Thunderbird usw...) auf den entsprechenden PCs installiert sein.

Die Dateiansicht für Dokumente, Exceltabellen, Bilder usw... funktioniert auch mit

entsprechenden Fremdprogrammen, wenn das Dateiformat gelesen werden kann (z.B.

OpenOffice oder Works)

 

 

 

3b) System – Systemeinstellungen – Office - Einstellungen

 

„Einstellungen“: folgende Varianten stehen pro Gruppe zur Verfügung

„Ordner anlegen“: wird diese Option mit einem Häckchen aktiviert, wird je nach weiterer

Einstellung pro neuem Kunden automatisch ein entsprechendes

Verzeichnis erstellt und das neue Dokument in dieses Verzeichnis

gespeichert.

Wir empfehlen diese Option nicht generell zu aktivieren, da für einzelne

Kunden das im Kundenstamm eingestellt werden kann.

Wird diese Option nicht aktiviert, wird je nach weiterer Einstellung pro

neuem Kunden ein entsprechendes Verzeichnis vorgeschlagen, aber nicht

automatisch erstellt.

„Nummer“: Der Verzeichnisname entspricht der Kundennummer

(z.B. \eprojekt\office\kunden\21010)

„Matchcode“: Der Verzeichnisname entspricht dem Kundenmatchcode

(z.B. \eprojekt\office\kunden\musterfirma)

„Nummer+Matchcode“: Der Dateiname entspricht der Kundennummer + Kundenmatchcode

(z.B. \eprojekt\office\kunden\21010musterfirma)

„Hauptverzeichnis“: Es soll kein eigener Verzeichnisname vorgeschlagen werden,

sondern das oben eingestellte Standardverzeichnis

(z.B. \eprojekt\office\kunden)

Wir empfehlen die Einstellung: Ordner anlegen nicht aktivieren und Hauptverzeichnis

„Steuerzeichen für Drucker“: Dieses Feld wird automatisch mit den Steuerzeichen für den

PDF-Mailer Professional vorbelegt. Weitere Einstellungen bitte beim Betreuer erfragen.