Programmteil Arbeitsaufträge / Mobile Aufträge / Zeitplanung

 

Version:                14.06                Datum:        23.01.2023

Modul:                        Profi + Mobile Aufträge + Zeitplanung + Mitarbeiterkalender + e-connect

                 

 

Für alle Kunden die eine Kombination aus Arbeitsauftrag - Mobile Aufträge - Zeitplanung und e-connect nutzen, wurde der Arbeitsablauf wesentlich

vereinfacht und viele Funktionen automatisiert.

Für eine reibungslose Verarbeitung sollte folgender Ablauf eingehalten werden:

 

Kurzübersicht typischer Arbeitsablauf:

 

Vorbereitung im Büro

1.) neuer Arbeitsauftrag wird erstellt und Kundendaten, durchzuführende Arbeiten usw. werden erfaßt

2.) Mitarbeiter und Termin werden im Arbeitsauftrag eingegeben und an die Zeitplanung übergeben

     zur Übersicht welche Mitarbeiter / Termine frei sind kann die Zeitplanung auf einem 2. Bildschirm angezeigt werden (empfohlen) oder per rechtem Mausklick

     auf die Terminübergabe geöffnet werden.

     Ist ein freier Mitarbeitertermin gefunden, Mitarbeiter und Termin im Arbeitsauftrag eintragen und per linkem Mausklick an die Zeitplanung übergeben.

3.) Mobilen Auftrag direkt aus dem Arbeitsauftrag per linkem Mausklick auf den Button  "Mobilen Auftrag anlegen" automatisch erstellen

    * der Mobile Auftrag erhält automatisch die gleiche Belegnummer wie der Arbeitsauftrag

    * der Mobile Auftrag wird automatisch an die APP des Mitarbeiters gesendet und erhält den Status "übertragen"

 

Option Terminänderung (muß der Termin und / oder Mitarbeiter geändert werden, siehe Terminänderung Zeitplanung)

 

Arbeitsbeginn Mobiler Auftrag

4.) Mitarbeiter öffnet in der APP den Mobilen Auftrag und ändert den Status von "angelegt" auf "begonnen" und aktualisiert

    * Status ändert sich im e-projekt von "übertragen" auf "begonnen"

Materialbestellung / Materialabholung durch Mitarbeiter

5.) Mitarbeiter bestellt telefonisch Material oder fährt direkt zum Lieferanten

    * Belegnummer Arbeitsauftrag oder Mobiler Auftrag (in der APP für Mitarbeiter ersichtlich) müssen bei Lieferantenbestellungen angegeben werden und werden

       über diee-connect Schnittstelle automatisch dem entsprechendem Arbeitsauftrag mittels "Arbeitsauftrags-Lieferscheine" zugeordnet

Materialbestellung über Büro

5a) bei Telefonbestellungen und Onlinebestellungen muß ebenfalls immer die Arbeitsauftragsnummer angegeben werden und werden

      über die e-connect Schnittstelle automatisch dem entsprechendem Arbeitsauftrag mittels "Arbeitsauftrags-Lieferscheine" zugeordnet

Arbeitsende Mobiler Auftrag Mitarbeiter

6.) Mitarbeiter schreibt den Arbeitsbericht inkl. Material und Arbeitszeit und läßt den Arbeitsbericht vom Kunden unterschreiben

    * Über die APP wird ein Foto vom Arbeitsbericht erstellt

    * Über die APP werden bei Bedarf Baustellenfotos erstellt

   * Mitarbeiter ändert in der APP den Status von "begonnen" auf "abgeschlossen" und aktualisiert

   * Status ändert sich im e-projekt von "begonnen" auf "abgeschlossen

   * Für den Mitarbeiter ist der Mobile Auftrag erledigt!

Mobilen Auftrag im Büro beenden

7.) Mobilen Auftrag mit Status "abgeschlossen" öffnen

8.) Kommunikation "Auftrag abholen" wählen und Datenübertragung starten

     * Abfrage "Auftrag jetzt beenden?" mit Ja bestätigen

     * Status ändert sich von "abgeschlossen" auf "beendet

     * Mobiler Auftrag und Arbeitsauftrag werden als erledigt gekennzeichnet und das Datum dazu wird eingetragen

     * in der APP erstellte Fotos werden dem Mobilen Auftrag zugeordnet und können über den Button"Belege" aufgerufen werden

     * in der APP des Mitarbeiters wird der Mobile Auftrag gelöscht

Arbeitsauftrag im Büro abrechnen

9.) für den Arbeitsauftrag / Mobilen Auftrag bestellte Materialien über e-connect verbuchen

    * in der e-connect Schnittstelle prüfen, ob alle Lieferanten-Lieferscheine zum abzurechnendem Arbeitsauftrag / Mobilen Auftrag verbucht wurden

    * alle e-connect Belege die einem Arbeitsauftrag richtig zugeordnet sind, werden beim Verbuchen automatisch als Arbeitsauftrags-Lieferscheine erfaßt

    * manuelle Lagerentnahmen müssen ebenfalls als Arbeitsauftrags-Lieferscheine erfaßt werden

10.) in der Rechnung den Arbeitsauftrag über die Option "Arbeitsauftrag übernehmen" abrechnen

      * im Auswahlfenster sind die Optionen "nur offene" und "nur erledigte" aktiv und mit F5 Suchen werden nur Arbeitsaufträge angezeigt, die über den

         Mobilen Auftrag bereits beendet wurden, aber noch nicht verrechnet sind.

      * Abfrage "Lieferscheine abrechnen?" mit Ja bestätigen

      * wählen Sie den passenden Abrechnungsmodus "gleiche Artikel zusammenfassen?" Ja / Nein

      * alle Arbeitsauftrags-Lieferscheine zu diesem Arbeitsauftrag werden automatisch in die Rechnung übernommen

      * alle Arbeitsauftrags-Lieferscheine zu diesem Arbeitsauftrag werden als abgerechnet hinterlegt

      * der Arbeitsauftrag und Mobile Auftrag werden als "verrechnet" gekennzeichnet und die Rechnungsnummer wird hinterlegt

Mit dem Beender der Rechnung ist der komplette Ablauf beendet